Lợi đủ đường nhờ “đăng kiểm không giấy”

Hết cảnh xếp hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí

Nhớ lại thời điểm cách đây 9 năm, anh Trần Kim, phụ trách làm thủ tục, giấy tờ kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện nhập khẩu của công ty chuyên về kỹ thuật tại Hà Nội vẫn chưa quên được quá trình gian nan khi đi đăng kiểm phương tiện nhập khẩu mới của công ty.

Anh Kim cho hay, thời điểm đó, để xin cấp giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật cho lô xe nhập khẩu, anh và đồng nghiệp phải sắp xếp thời gian đến Cục Đăng kiểm từ sớm để xếp hàng, chờ nộp hồ sơ, cùng nhân viên tiếp nhận đối chiếu danh sách các giấy tờ, ký xác nhận, sau đó về nhà chờ.

“Có lần hồ sơ nộp lên bị thiếu, chờ văn bản trả lời của Cục thông qua đường công văn, tôi lại tất bật hoàn thiện, xếp hàng lại lần 2 nộp giấy tờ và chờ đợi. Sau 5 ngày có kết quả lại đến Cục để lấy”, anh Kim nói và cho biết: Việc thực hiện thủ công vừa mất thời gian khi phải đi lại nhiều lần, mất thêm chi phí, việc tiếp nhận thông tin liên lạc giữa doanh nghiệp và Cục cũng chậm trễ vì phải qua trao đổi văn bản.

Tình trạng này đã chấm dứt vào tháng 5/2015, khi Cục Đăng kiểm triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 đối với việc cấp giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu, anh Kim chỉ cần ngồi ở công ty nộp hồ sơ online, chừng vài phút thao tác, anh sẽ nhận được mã số hồ sơ được tiếp nhận trên cổng dịch vụ công trực tuyến. Công việc này hiện nay thực hiện rất nhàn và thuận lợi mà không cần phải đến Cục Đăng kiểm.

“Nếu hồ sơ chưa đủ sẽ được người tiếp nhận xử lý hướng dẫn, đề nghị bổ sung trực tiếp qua mạng, kết quả giấy chứng nhận cũng được nhận trực tuyến, không phải đến tận nơi xếp hàng như trước. Giấy chứng nhận cũng được trả nhanh hơn, thay vì tối đa 5 ngày như trước thì nay chỉ khoảng 2 ngày là nhận được thông báo có kết quả. Vừa tiết kiệm thời gian lại tiết kiệm chi phí vì không phải đi lại nhiều. Ước chừng giảm đến một nửa thời gian chờ đợi và tiết kiệm 80% chi phí”, anh Kim nói.

Tương tự, chị Đào Mỹ Linh, một khách hàng thường xuyên làm thủ tục trong lĩnh vực trên cũng cho biết, mọi thủ tục giờ thực hiện bằng hình thức điện tử giúp chị nhàn hơn rất nhiều, không cần phải cố gắng đi sớm, xếp hàng đợi gọi tên.

“Chỉ cần ngồi tại công ty gửi hồ sơ đi, hệ thống tiếp nhận sẽ hiển thị mã số hồ sơ. Muốn kiểm tra đã đến bước nào, tôi chỉ cần vào hệ thống tìm theo mã số là biết. Đến hạn giải quyết được thông báo và nhận giấy chứng nhận trực tuyến. Kết quả này cũng được Cục Đăng kiểm liên thông với Tổng cục Thuế và Tổng cục Hải quan. Nhờ đó, công ty không cần phải đến Cục Đăng kiểm nhận bản giấy để mang sang các đơn vị trên khi nộp thuế cũng như thông quan phương tiện, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí rất nhiều”, chị Linh nói thêm.

Nên đọc

Điểm sáng chuyển đổi số Bộ GTVT: Đăng kiểm lột xác nhờ công nghệ

Trao đổi với PV, một nhân viên bộ phận một cửa Cục Đăng kiểm cho biết, doanh nghiệp không còn phải đến để nộp hồ sơ giấy mà đều làm qua mạng. Khách hàng chỉ đến lấy giấy chứng nhận bản giấy (để sử dụng cho những thủ tục sau này nếu cần thiết), hóa đơn cũng được cấp điện tử nên khách nộp phí, lệ phí bằng chuyển khoản mà không cần đến Cục Đăng kiểm.

Ngoài được liên thông với Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Giấy chứng nhận của phương tiện được cấp trực tuyến lên Cổng thông tin một cửa quốc gia do đó, còn được cơ quan công an sử dụng để làm thủ tục đăng ký xe cho người dân hay đơn vị đăng kiểm sử dụng để kiểm định xe lưu hành.

Ông Nguyễn Quang Đạt, Phó giám đốc phụ trách Trung tâm chuyển đổi số, dữ liệu phương tiện quốc gia và tập huấn nghiệp vụ (Cục Đăng kiểm VN) cho biết, sau 2 năm triển khai tiếp nhận hồ sơ, cấp giấy chứng nhận đăng kiểm điện tử cho các lĩnh vực theo hình thức dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 và tham gia cơ chế một cửa điện tử quốc gia, đến năm 2017, 100% doanh nghiệp nhập khẩu hoạt động trong lĩnh vực trên đã chuyển sang phương thức hồ sơ điện tử.

Ông Trần Hoàng Phong, Quyền Trưởng phòng Chất lượng xe cơ giới (VAQ), Cục Đăng kiểm VN cho biết, không chỉ tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp mà việc triển khai dịch vụ công trực tuyến còn giúp đơn vị nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, từ việc luôn đòi hỏi cần được bổ sung nhân lực do lượng phương tiện mỗi năm một tăng.

Chưa hết, nhờ toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục từ tiếp nhận hồ sơ đến kiểm tra thực tế hiện trường phương tiện, gửi kết quả kiểm tra về phòng để xử lý hồ sơ, ký giấy chứng nhận và trả giấy chứng nhận kiểm định đều thực hiện trực tuyến còn giúp rút ngắn thời gian giải quyết công việc.

“Khi chưa có hệ thống trực tuyến, lượng phương tiện tuy ít vẫn mất đến 5 ngày làm việc vất vả mới xử lý xong các công đoạn và trả kết quả cho doanh nghiệp thì nay dù lượng phương tiện lớn, chỉ mất tối đa 2 ngày để hoàn thành”, ông Phong nói và cho biết: Thực tế nếu làm mẫu quá trình xử lý một bộ hồ sơ từ lúc đăng kiểm viên kiểm tra ở hiện trường gửi kết quả về thì chỉ mất khoảng 20 phút là xong mọi công đoạn và có thể cấp Giấy chứng nhận cho doanh nghiệp.

Cũng theo ông Phong, nếu như năm 2015 chỉ có khoảng 20% doanh nghiệp ứng dụng dịch vụ công trực tuyến thì đến năm 2017, 100% doanh nghiệp trong lĩnh vực xe cơ giới nhập khẩu đã chuyển sang phương thức điện tử trực tuyến trong cấp giấy chứng nhận đăng kiểm phương tiện và duy trì cho đến hiện nay. Thống kê cho thấy, những năm gần đây, trung bình mỗi năm, Phòng VAQ xử lý trên 300.000 hồ sơ phương tiện 100% trực tuyến.

“Việc cấp Giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện nhập khẩu qua cổng dịch vụ công trực tuyến kết nối cổng thông tin một cửa quốc gia từ tháng 5/2015. Đến năm 2021, cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục Đăng kiểm được kết nối với Cổng dịch vụ công của Bộ và Cổng dịch vụ công Quốc gia”, ông Phong cho biết.

Công khai, minh bạch, rõ trách nhiệm

Theo ông Phong, việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, cấp mã số riêng cho từng hồ sơ còn giúp phòng VAQ quản lý hồ sơ chặt chẽ, tiện lợi và có hệ thống.

Việc xử lý hồ sơ được xây dựng theo lộ trình bắt buộc, trải qua nhiều công đoạn nhưng người thực hiện không thể đi tắt mà sau mỗi công đoạn hoàn thành, hồ sơ sẽ tự động nhảy vào “giỏ công việc” trên hệ thống của công đoạn tiếp theo để cán bộ phụ trách biết được và thực hiện công việc của mình.

Nhờ đó, tránh việc thất lạc, bỏ lọt hồ sơ, cũng như dễ dàng tìm kiếm, tra cứu được thông tin của mỗi hồ sơ đăng kiểm khi cần kiểm tra lại do cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung và chính xác.

Ngoài ra, việc phân quyền công việc cho từng người ở từng khâu, mọi tiến trình thực hiện của các bộ phận được lưu vết trên hệ thống cũng tạo tính rõ ràng, minh bạch, nguyên tắc cao.

“Hồ sơ giao cho ai thực hiện thì chỉ người đó có quyền được truy cập và xử lý hồ sơ đó, không thể tự ý chuyển cho người khác làm hộ, do đó, giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cán bộ tại đơn vị”, ông Phong nhấn mạnh.

Nên đọc

Điểm sáng chuyển đổi số Bộ GTVT: Người dân, doanh nghiệp hưởng lợi lớn

Theo ông Phong, việc ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý hồ sơ trực tuyến còn giúp các cán bộ của phòng có thể làm việc được bất cứ nơi đâu chỉ cần thông qua điện thoại thông minh, máy tính, giúp tăng hiệu quả công việc.

Trước những lợi ích kể trên, từ tháng 6/2023, Cục Đăng kiểm VN đã mở rộng triển khai dịch vụ công trực tuyến theo phương thức này đối với thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng kiểm xe cơ giới sản xuất lắp ráp mới trong nước.

Theo các chuyên gia, đây chính là bước cải cách đột phá quan trọng, từ đó, tối ưu và đẩy nhanh tốc độ xử lý của toàn bộ các bước thực hiện theo tốc độ điện tử, tối ưu được thời gian thực hiện và trả kết quả ngắn nhất, giúp giảm tối đa thời gian và chi phí thực hiện và hạn chế đến mức thấp nhất các tiêu cực có thể phát sinh trong quá trình làm việc do đã hạn chế tối đa việc phải tiếp xúc trực tiếp giữa khách hàng với các bộ phận trong cơ quan đăng kiểm.

Lãnh đạo Cục Đăng kiểm cho biết, số lượng thủ tục mà Phòng VAQ được giao trực tiếp thụ lý, giải quyết chiếm khoảng 1/3 số lượng thủ tục của Cục. Vì vậy, việc chuyển sang phương thức điện tử là thách thức, nhiệm vụ nặng nề, đòi hỏi từng cá nhân trong tập thể phải nỗ lực thi đua sáng tạo, đổi mới.

Để phù hợp nhiệm vụ này, Phòng VAQ đã phải đổi mới cơ cấu tổ chức, làm mới toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục, từ việc kiểm tra ngoài hiện trường cho đến việc xử lý hồ sơ tại văn phòng, theo mô hình điện tử.

Ông Lê Thanh Tùng, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin (Bộ GTVT) cho biết, đăng kiểm là 1 trong 3 lĩnh vực được người dân và doanh nghiệp sử dụng nhiều dịch vụ công nhất trong ngành GTVT. Trong 6 tháng đầu năm 2023, Cục này đã tập trung tái cấu trúc quy trình triển khai theo hướng sử dụng dữ liệu dân cư, thực hiện trực tuyến thay vì nộp và lưu giữ hồ sơ giấy như trước đây.

Không chỉ ở mảng xe mới, ở mảng xe lưu hành, mới đây, khi Bộ GTVT ban hành Thông tư 08 cho phép tự động gia hạn kiểm định xe cũng đã quy định Cục Đăng kiểm có trách nhiệm cấp giấy xác nhận qua hệ thống trực tuyến mà người dân không cần phải đến các đơn vị đăng kiểm để làm thủ tục.

Theo ông Tùng, để đẩy mạnh chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực đăng kiểm thời gian tới, Cục Đăng kiểm đang xây dựng để trình Bộ GTVT về Đề án ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số.